00:00:00: Was ist mit Sonderlocken die wir das optadata gerne in den welche könnt ihr drehen andersrum gefragt welche können wir.

00:00:10: Music.

00:00:18: Dienstleistungen besteht aus fünf besten Baustein da reden wir ganz klar von der abrechnungs Vorbereitung von der Kostenvoranschlags Erstellung der Rückläufer Bearbeitung was.

00:00:28: Immer sehr beliebtes händische Taxierung Fall folgepauschale nee.

00:00:34: Music.

00:00:45: Herzlich willkommen zurück bei Update ihrem ExpertenTalk der optadata-gruppe.de diesem Podcast dreht sich alles rund um die Hilfsmittel.

00:00:54: Dazu begrüßt Gastgeber Bernhard Götte regelmäßig hochkarätige Gesprächspartner.

00:00:59: Von denen sie sich aus den verschiedensten Perspektiven für ihren Alltag und die nahe Zukunft inspirieren lassen können

00:01:06: und jetzt geht's los heute mit diesem Thema Outsourcing Auslagern von Abrechnungsprozesse.

00:01:16: Vor dem Hintergrund ist überall spürbar Fachkräftemangels auch bei den Gesundheits Handwerken ist outsourcing ein Thema das zu nimmt an Bedeutung.

00:01:24: Jetzt ist es natürlich von ihr an meiner Stelle von.

00:01:28: Schreibtisch aus leichter gesagt als getan Spezialisten zu finden die sind ja prepend Vorbereitung.

00:01:35: Endgültiger endgültigen Abrechnung sowie der Nachbearbeitung gut auskennen ja und lässt sich dabei nicht die eingespielt Prozesse in den eigenen Betrieben strapazieren.

00:01:45: Über diese scheinbare Quadratur des Kreises spreche ich heute mit meiner Kollegin Nadine schön el Teamleiterin bei der optadata ist jeder den.

00:01:55: Hallo Bernhard ja schön dass du dir heute Zeit nimmst für uns ich weiß er hat eine Menge Arbeit auf dem Tisch.

00:02:03: Bevor wir über dieses Thema auslagern Abrechnungsprozesse wir beide uns unterhalten erzähle doch mal ein wenig von dir seit wann bist du bei uns in optadata Gruppe.

00:02:13: Was machst du genau und was hast denn du vorher gemacht

00:02:16: ja das ist eine gute Frage also ich bin Nadine schon hell ich bin 38 Jahre alt bin die Teamleitung der OTS ist koordiniere das Team und halte die Ballone bin dort angestellt seit August 2021 und habe vorher 17 Jahre im Sanitätshaus gearbeitet und habe davon 7 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung

00:02:41: erlangen dürfen.

00:02:43: 17 Jahre mein Gott Hilfsmittel Expertise Ja und danach speziell im Bereich Abrechnung auch ja darum geht's hier ja letztlich ne also das ist alles reichlich vorhanden die ich mit d'expertise Vorwärmer von deiner Erfahrungen in diesem Bereich leicht profitieren können

00:02:58: was beschäftigt Nadine wenn sie mal nicht von Verordnung umzingelt ist

00:03:03: ja ich werde beschäftigt von drei Kindern einem Hund meinem an einem kleinen alten Zechenhaus und der Platz für Hobbys bleibt da nicht ganz viel weil meine Familie mein Hobby ist und bin da so ein bisschen

00:03:17: Allrounderin in der Familie.

00:03:19: Also bist du gut ausgelastet und drei Kinder Einhorn Hund, gar nicht mehr Speicherplatz für Männer sind ja meistens vier Kinder aber vielleicht war das auch nur früher bei mir so

00:03:36: aber ist nur ein schöner Gag wir beide haben schon einige Seminare zum Thema Abrechnungsservice gemacht

00:03:43: deshalb weiß ich da einiges über eure Dienstleistung und ich weiß vor allem dass sie aus verschiedenen Bausteinen besteht trödelt uns das bitte mal ein bisschen auf

00:03:53: ja also unsere Dienstleistungen besteht aus fünf festen Bausteinen da reden wir ganz klar von der abrechnungs Vorbereitung von der Kostenvoranschlags Erstellung der Rückläufer Bearbeitung was immer sehr beliebt ist händische Taxierung Fall Folge pauschalen inklusive Digitalisierung.

00:04:12: Das ist eine ganze Menge ich bin mir jetzt mal hier einen raus ein. Die abrechnungs Vorbereitung Wie sieht hier der Standardprozess aus wenn ich den jetzt über euch machen lassen möchte.

00:04:22: Ja der Standard Prozess ist eigentlich ganz einfach ne der Kunde reicht

00:04:26: die Belege bei uns ein wir sagen auch früher ich habe das Wort schon mal gerne gehört Schuhkarton Prinzip Rezept mein lieferdokumente rein mit allen anderen erforderlichen Unterlagen das wird

00:04:36: per Post zu uns geschickt wir digitalisieren die Unterlagen bearbeiten diese in der Software des Kunden wenn eine vorhanden ist hinter rechnen nach Kundenwunsch ab

00:04:45: vereinbaren ein recht Intervalle nach Kundenwunsch und je nach einreich Volumen haben wir dann Service-Level Intervalle von 5 bis 10 Tagen.

00:04:55: Leider quasi visonia zusätzlicher Mitarbeiter hat jetzt mit Sonderlocken

00:05:07: andersrum gefragt welche können wir nicht also genau also natürlich nicht so 100% aber im 80 % von dem was in einem Büro in einem Sanitätshaus passiert können wir ab

00:05:19: mit ganz vielen Mitarbeiterinnen die wir

00:05:24: intern haben wir haben schon Dienstleistungen übernommen wie Befreiungsausweis E.ON was hinterlegt in Softwarelösungen wir machen auch schon mal nur auftragsanlage für Schuhtechniker ganz auf wenn die Einlagenversorgung haben

00:05:39: dann legen wir die Vorgänge an Stellen die lieferdokumente bereits.

00:05:44: Machen Versorgungs Läufe für Pflegehilfsmittel und Inkontinenzprodukte also wir haben ein ganz ganz großes Portfolio und uns kann man eigentlich

00:05:53: außer für den Verkauf für fast alles was im Beruf im Büro passiert einsetzen

00:05:59: Allrounder RAM du hast eher dass das Beispiel mit dem Befreiungsausweis Nougat genannt nicht Patienten von der letzte Zuzahlung befreit ist ja seitdem ich sind jetzt fast 17 Jahre mich mit dem Thema Abrechnung auch beschäftige gucken aber die gleiche Zahl so bisschen

00:06:16: ist das immer einer der Top abstützfuß Gründe und springt mich jetzt auf das meine nächste Frage also Absetzungen wie macht ihr das hier geht ihr damit oben gekriegt dass der Kunde zurück oder.

00:06:28: Wie läuft das

00:06:29: genau also das wird halt wenn der Kunde diese Dienstleistungen bei uns Bucht das ist ja auch immer das allseits beliebte Thema Rückläufer werden immer schön in die Schublade gelegt Papier ist geduldig weil die Abrechnung geht nun mal vor

00:06:39: das kenne ich aus meiner eigenen Zeit im Sanitätshaus und ja wir bekommen die dann entweder vom Dienstleistungszentrum mehr also wir arbeiten auch außerhalb.

00:06:49: Optadata sondern auch mit azh und dza und wie sie alle heißen

00:06:55: oder halt vom Kunden direkt es gibt Kunden wollen vorher noch mal draufschauen je nach Vereinbarung schreiben wir nicht mehr nach förderbare Rückläufer in der Software als Gutschrift gut und unsere Ambition ist es immer so vieles geht zu heilen damit der Kunde auch

00:07:10: so viel wie möglich aus dem Rücklauf haben wir daraus holen kann uns gehen auch in die Prozessoptimierung mit dem Kunden also wir arbeiten dies nicht stupide absondern.

00:07:19: Wir gehen auch in die Kundenkommunikation und sagen hey hör mal mir ist da aufgefallen ich habe von den 50 Rückläufern 30 weil der und der Rückläufer Grund da gewesen ist und vielleicht könnt ihr das intern aber anders umstrukturieren dass es besser ist.

00:07:33: Also soll ich quasi auf den Lerneffekt ja beim Partner an auch das

00:07:38: alles aber nicht nur bei euch dann eben auch für den Kunden im Sinne des Kunden immer noch wieder reibungsloser läuft richtige. Du hast aber noch was anders angesprochen ich habe da so Sachen wie dzh gehört azh ihr würdet oder auch er arbeitet nicht nur mit optadata ist abrechnungszentrum nein

00:07:53: ihr könnt aber auch für Kunden arbeiten die man das abrechnungszentrum nutzen zu Maschinen Falle absetzen

00:07:59: das geht dafür die Softwaresysteme ja wenn ich das richtig weiß das ja nein

00:08:09: nein definitiv nicht also wir decken ungefähr zehn Softwarelösungen momentan ab die die mir jetzt auf Anhieb auch im eingefallen sind lernen gerne neue dazu also da sind wir auch nicht ab

00:08:20: abgeschreckt und unsere Standard-Software mit denen wir einigermaßen regelmäßig arbeiten ist die Eva 3 Viva klar von der Univ in die alte Rhybadi seine Vision die brandstorm mm orthosoft Shop MOC Windows PDF bearbeiten auch nur mit dem egq Portal und die zehnte Lösung wäre auch mal ohne Software zur Arbeit

00:08:39: wir stellen dem Kunden aber auch eine Software.

00:08:42: Aha das geht also auch ohne song der wie macht das dann mit ja manuelle KODi Belege werden erstellt damit es abbrechen Auskunft vom abgerechnet wird das einzigste was da dann rausfällt ist dass wir keine Rechnungen schreiben könnten für denn

00:08:55: für den Kunden also wird Taxi Anhalt händisch Schreibmaschine.

00:09:03: Ist das gute alte Faxgerät steht im Gesundheitswesen noch an der ein oder anderen Stelle rum nicht allerdings.

00:09:12: Digitalisierungs der besten zum Trotz ja da müssen die Kollegen natürlich in der Menge Systeme beherrschen neben den Abrechnung ist eben aber das ist ja auch wichtig.

00:09:22: Wie stell dir das denn sicher dass das Abrechnungsjahr heraus Softwarekenntnisse abrufbar sind und ja auch auch Ausfälle gegebenenfalls muss ja mal reibungslos laufen Design

00:09:33: seid ihr auf Kante gestrickt ich glaube nicht erzähl mal

00:09:36: spiel Augsburg Kinder also wir haben momentan einen teamstand von 25 Kolleginnen diese sind in sechs Teams eingeteilt die immer mindestens mit drei bis fünf Kolleginnen besetzt sind ungefähr beide gewährleisten wollen dass immer einer oder zwei Personen aus einem Team die einen festen Kundenstamm bearbeiten

00:09:54: halt gewährleistet wird das in die stetige Bearbeitung da ist es kann immer jemand krank werden es ist immer mal jemand im Urlaub und das ist halt auch das was wir an Service definitiv.

00:10:04: Dass wir sagen es ist immer jemand da die ihre Unterlagen bearbeiten kann es gibt kein Bearbeitung stopp die Kollegen haben sich quasi auf ne

00:10:13: bestimmte 23 Softwaren in den Teams der spezialisiert oder muss jeder alle 10. 10. Themen kennen alles hin Softwaresysteme

00:10:22: in der Regel kennen die Kollegin alles oft werden aber es gibt natürlich die ein oder andere die sagt ja

00:10:28: das sind jetzt so meine Favoriten und den dem anderen Team sind dann andere vorbereiten weil wir versuchen schon zu gewährleisten dass alle irgendwie zumindestens die Software schon mal gesehen haben

00:10:38: wissen wo die ihre Standard Sachen halt her finden und hinten in das auf der Wiese es bearbeiten müssen und alles andere kommt erst durch die Prozessaufnahme bei es ist eh nie alles gleich in ganz oft werden und der

00:10:50: Kunde muss uns immer einmal sagen wie die bearbeitet werden die Prozesse sicher runter

00:10:55: wenn die gleiche Software meinerseits gibt's ja durchaus noch unterschiedliche Prozesse damit umzugehen das ist wichtig aber für mich noch mal so augenfällig zu machen

00:11:07: bin in der Software arbeiten die sitzt jetzt an der anderen Stelle also ihr sitzen essen und ich sitze jetzt in München als Beispiel wenn ich wenn ihre Arbeit erledigt habe ich gucke mich morgen in meine Software ist da irgendwas

00:11:18: anders als wenn ich das mit Kollegen in München gemacht hätte mit mit festen Mitarbeitern oder bei euch ist es oder ist das gleiche nee wir machen wir machen das gleiche.

00:11:28: Also es ist halt so wir bearbeiten man kann anderen nur noch anhand unserer Sachbearbeiter Nummern vielleicht in der Software erkennt dass wir es waren

00:11:35: also ich muss meinen Prozess dich nicht zwingen an wenn ich den toll finde umstellen im Gegenteil wir

00:11:42: Siegelringe von optadata es ist richtet euch nach den Prozessen des Kunden eine Sache ich versuche mich mal.

00:11:53: Bitte Anna Zusammenfassung also ihr könnt die Abrechnung quasi inklusive der wichtigen nebenprozesse wie die Neckar forza Marshall vollumfänglich abdecken

00:12:01: arbeitet wie ein eigener Mitarbeiter eine Mitarbeiterin in einem Betrieb in der Software ja wenn ich aber richtig aufgepasst habe heute und uns in unseren Seminaren

00:12:12: muss ich ja nicht zwingend das All

00:12:15: wie Paket buchen bei euch ich ich kann mir auch mal da Hilfe holen wo ich dir gerade brauche also aus den einzelnen Bausteine wir jetzt ein bisschen besprochen haben wir was rauspicken.

00:12:27: Genau also man kann man muss nicht alles buchen man kann auch sagen ich möchte nur eine Kontrolle meiner Abrechnung einfach fürs Auge noch mal um Rückläufer zu vermeiden wir können auch nur Rückläufer Bearbeitung machen wir können

00:12:40: das was was halt gerade gebraucht wird wir haben auch Kunden die haben das zu vollumfängliche Paket gebucht Fragen aber die möchten im Moment nur die abrechnungs Vorbereitung haben weil den Rest haben die im Griff und wenn bei denen dann wirklich mal Mitarbeitermangel entsteht kommen die auch gerne auf uns zu und erweitern das Paket dann manuell und sagen ja ich brauche jetzt weiter Unterstützung wir haben zu wenig Leute wir haben Urlaubszeit wir haben krank

00:13:05: Ausfall EC3 Mitarbeiterin schwanger geworden ich möchte jetzt gerne dass die medica Vorstellung und die Rückläufer zusätzlich noch mit übernehmen.

00:13:14: Also kann ich die Dienstleistung nach oben immer skalieren ja ja und wenn es dann auch so gut ist kann ich sie auch wieder schick runterskalieren

00:13:23: genau immer mit Rücksprache genau ich habe Rücksprache.

00:13:28: Ich gehe mal davon aus dass ihr bevor es losgeht so manche Gesprächen Analyse mit dem Kunden führt er schmeißt ne genau

00:13:37: genau also es gibt einen richtigen festen Prozess der ist bei uns verankert das heißt dass jeder Kunde halt gleich gehalten wird und gleich on Gebäude sagt man heutzutage auch sehr schön genau der Kunde wird von Anfang an mitgenommen also es passiert nichts ohne dass er das mitbekommt am Anfang hättest du dir dein erstes Prozess Gespräch geführt dort sagt der Kunde uns

00:13:57: was wir in seiner Software dürfen weil wir gehen nicht hin und sagen wir machen das schon sondern ne wie wir vorhin schon drüber gesprochen haben.

00:14:05: Der wir richten uns einen Prozess des Kunden es gab auch schon den ein oder anderen Kunden der verzweifelt gesagt hat ich habe gar keine Ahnung was ich gerade hier in der Software tun soll und dann kommen wir mit unserer Expertise und sagen ja

00:14:17: wir wissen worauf es ankommt wir wissen was wichtig ist und so rechnen wie ihre Vorgänger dann ab und darüber sind die Kunden auch sehr dankbar ne im ersten Prozess Gespräch.

00:14:27: Werden wir die ersten werden halt erste Vorgänge bearbeitet und es wird alles gezeigt es werden offene Fragen Seiten des Kunden und auch seitens der Sachbearbeiterin geklärt die schon aufgekommen sind vielleicht bis dato es wird eine Probe Schickung vereinbart die wir uns vor Ort erst einmal also bei uns im Büro vor Ort angucken

00:14:44: diese dann auch schon bearbeiten in der Software damit wir wissen ne

00:14:50: wo gibt es vielleicht noch Fragen manchmal geben sich Fragen erst in der Bearbeitung dann gibt es eine erneute Rücksprache und unser Prozessmanagement der dafür zuständig ist begleitetes bis zu 6 Wochen.

00:15:01: In Ausnahmefällen kann es kürzer oder auch länger dauern und dann ist so der Punkt wo die Bearbeitung komplett über die Sachbearbeitung läuft die sie halt auch im ersten Gespräch sofort kennenlernen werden

00:15:13: weil die sind diejenigen die die Vorgänge in der Hand haben und mit ihnen kommunizieren müssen wenn irgendwas

00:15:18: Anfragen auf kommt genauso wie der Kunde halt einfach dann mit uns sprechen muss oder mit den Sachbearbeitern sprechen muss denn irgendwelche Fragen und deren Seite kommt

00:15:28: also wir versuchen dann quasi auch so ein Teammitglied dann zu sein auf der Ebene Arbeitsebenen wenn ich das mal so sagen darf ich

00:15:36: hab eine Frage brennt mir noch ein bisschen auf den Nägeln.

00:15:41: Ich weiß nicht ob das Thema sich ausgewachsen hat den letzten Jahren aber es ging immer mal wieder so durch die Branche dass sie

00:15:48: viele Betriebe die Fallpauschale nicht wirklich im Griff haben und nicht gut angelegt haben und dann entsprechend auch

00:15:55: Geld verschenken du hast ja erst um einen Einblick in seid ja wirklich gut unterwegs und haben viele Kunden stimmt das noch oder

00:16:04: ist das zwischen Thema also die die Fallpauschale an sich meistens nicht also das ist ja dann die Erstversorgung da hapert es meistens an den folgepauschale na ja das genau genau genau genau und das Folge pauschal Management ist halt ein ganz großes Thema auf denen Reha Abteilungen

00:16:21: weil

00:16:22: diese Listen zu selektieren die Nutzungserklärung rauszuschicken diese zu erinnern wenn die Patienten die nicht zurückschicken manche Kunden haben das Hilfsmittel auch schon 3 Wochen im Keller 4 Wochen 5 Wochen liegen das hätte ein gut wenn können aber ich habe keine angerufen.

00:16:37: Also das machen wir auch bei haben wir schon bei mehreren Kunden gemacht das machen wir übrigens auch in der Verbindung mit unserer Telefonie

00:16:45: ja gibt's auch eine gesonderte Abteilung bei uns und wir selektieren die Listen geben der Telefonie die Listen die telefonieren die Patienten

00:16:53: abfragen brauchen sie fürs mit Loch ist es kaputt und können dann anhand der Rückmeldungen der Telefonistinnen.

00:17:01: Sagen wo schick mir die Nutzungserklärung raus wo machen die Reparaturaufträge wo machen wir Abholaufträge und managen das Ganze innerhalb des Software bis zu dem Punkt dass Wände Tourenplanung benutzt wird das indito reingeht.

00:17:14: Hör auf auf vollumfänglich ja genau ja super ja also doch noch ein Thema die Folge pauschal Verwaltung sozusagen und der ganze ja druckgraphische Monstrum was dahintersteckt ja Nadine

00:17:28: danke fürs tolle Gespräch ich habe meines Erachtens ja wirklich ein rundes und und seri demenzkonzept auch

00:17:37: was ist aus meiner Sicht absolut Alternative sein kann wenn es bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Abrechnung zu Engpässen kommt vor Ort

00:17:46: RTL steigende Mitstreiter Zahl wie ich hier im Podcast gelernt habe sagt man ja nicht unbedingt mehr Mitarbeiter die steigende Mitstreiter Zahl in deinem Team legen das ja auch ist an der Wachstum

00:17:59: also in dem Zusammenhang viele Grüße an assist System viel Erfolg Ja und bleibt so wie ihr seid bis dann.

00:18:08: Ja ich bedanke mich auch an allen Zuhörern auch an dir Bernhard und ich freue mich von Ihnen zu hören.

00:18:14: So beide sind tschüss tschüss vielen Dank dass Sie heute wieder dabei war hören Sie auch unbedingt bei der nächsten Folge rein.

00:18:22: Freuen Sie sich schon jetzt auf einen weiteren ExpertenTalk und ein Update zum Thema Hilfsmittel in der digitalen Welt lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten.